会議が変わる、冒頭5分の使い方

「会議で、なかなか意見を出してくれない」

「新たなアイディアが出ない」そんなお悩みを抱えた課長さんが、たった5分の使い方を変えたことで、会議が劇的に変わったストーリーを、2つご紹介します。

「会議で発言する人がいつも同じなんです。他のメンバーに発言を促しても、はなかなか話してくれなくて。」

とある2万人規模のメーカーで、課長の大森さん（49歳・男性）から、相談を受けました。

会議で一部のメンバーだけが話し、他のメンバーは黙ったままで、自ら話してくれることがほとんどないとのことでした。

そんな時に、当社の研修を受けていただきました。

研修に参加いただき、大森さんがまず試してみたのは、チェックインでした。

（チェックインとは研修や会議の最初に、参加者が「今の状態や気持ち」を簡単に共有する時間のこと。）

研修の中でも、毎回実施をしている「心と体のスケーリング」 というチェックインを、会議の冒頭で実施させれたとのことです。

やり方はシンプルで、

・今の、「心と体の状態の点数」を0〜10点でつける

・点数の「ある理由」と「ない理由」を一人ずつ短く話してもらうだけ。

最初は「これで効果があるのか？」と半信半疑だったものの、

3ヶ月間続けてみたといいます。すると大森さんは、嬉しそうにこう話してくれました。

「チェックインを始めてから、会議が明らかに変わりました。これまでは、誰かが発言しても他のメンバーは何も言わなかったのですが、今は 『もっとこうしたらどうだろう？』 と互いにアイデアを出し合ったり、アドバイスをし合うようになったんです。」

さらに、思いがけない変化も起きていました。

「チェックインのおかげかどうかは分からないんですが…メンバーが自分で得た学びや情報をまとめて、会議で共有してくれるようになったんです。勉強会まで自主的に開いてくれて。私は何も言っていないんですが、何が起きたんでしょうね（笑）」

心理学・神経科学の研究によると、

人は自分の状態や感情を言語化することで、・緊張や不安の反応がおさまり・思考や判断がしやすい状態になることが示されています（Lieberman et al., 2007）。

つまりチェックインには、気持ちを落ち着かせ、頭をクリアな状態に整える効果 があるため、人の話を受け止めやすくなり、自分の意見も整理して話しやすくなる。その結果として発言が増えやすくなるのです。

また、心理的安全性の研究（Edmondson, 1999）では、

チーム内での自己開示が協働行動を高めると示されています。

そのため大森さんのチームで起きた、

・互いにアドバイスし合う

・自主的な情報共有や、勉強会といった変化は、

毎回のチェックインで「小さな自己開示」が積み重なった結果、協働行動が自然と、高まったことの表れだと言えます。

もう一人の課長の三橋さん（女性・46歳）は、効率的に、最短で成果を出すことを大事にされていました。

そのため、会議で議題以外の話をすることに、最初は抵抗があったといいます。

しかし研修で紹介した 「Good＆New」というチェックインに興味を持ち、会議の冒頭で、最近あった良かったこと や 新しく始めてみたこと を一人ずつ共有してもらう時間をつくってみたとのことでした。

そし1ヶ月後の研修の場で、再度お会いした際、

三橋さんが、全体の場で共有してくださいました。

「チェックインを続けてみて、効率だけじゃなくて、時には余白を持つことが大事だと気付かされました。ずっと止まっていた部署の課題があったんですが、これまでにない角度のアイディアを出してくれるメンバーがいたんです。正直、自分にもない発想だったので、驚きました。」

ポジティブ心理学の研究では、「嬉しい・楽しい」といった前向きな感情が生まれると、

視野が広がり、柔軟に考えられる状態へ切り替わり、思考の幅が広がりやすくなることが示されています（Fredrickson, 2001）。

Good＆Newは、そのスイッチを入れるシンプルな方法です。

最近の良い出来事を話すだけで気持ちが少し前向きになり、普段は出てこなかった発想や視点が自然と生まれやすくなるのです。

小さな積み重ねで、確実にチームは変わっていく。

2人の課長さんの取り組みは、そのことを改めて教えてくれました。

ぜひ次の会議や1on1から、冒頭5分のチェックインを試してみてください！

当社の研修では、メンバー・チームが自ら考え、自ら動くための関わり方のヒントを、お伝えしております。

マネジメント、部下育成、チーム内のコミュニケーションについて、お困りのことがございましたら、ぜひこちらからお気軽にご相談ください。

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